QGGは、クライアントPC内の「機密情報データ」と「個人情報データ」をエージェントを使って自動探査し、ファイル名や保存先のフォルダ情報等を収集します。探査対象ファイルは、WordやExcel、PDFなど50種類。機密情報探査は、事前に管理者が設定した「機密情報」や「社外秘」などのキーワードを1つでも含むファイルが機密情報ファイルと判定されます。個人情報は「住所、氏名、電話番号、メールアドレスの4項目に加えて、ユーザが定義した特定キーワードも探査情報に追加できます。なおファイル探査により発見された重要ファイルは、暗号化した安全なファイルサーバ（QGGフォルダ）に自動的に移動されます。
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ファイル探査により発見された重要ファイルは、暗号化した安全なファイルサーバに自動的に移動され、クライアントPC側にファイルの実態は残りません。その代わりに、クライアントPCにショートカットが生成されます。このとき、クライアントPCにQGGがインストールされていれば、ショートカットからファイルの編集や閲覧が可能です。一方QGGがインストールされていない場合は、ファイル閲覧はできません。QGGクライアントがインストールされていても、ファイルサーバ側の設定により、重要ファイルをクライアントPCやUSBメモリ等にコピーしたり印刷、メールへの添付等を禁止できます。 |
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各クライアントPCからファイルサーバに集約されたファイルは、QGGクライアントがインストールされていれば閲覧と編集が可能です。しかしポリシの設定により、これらのファイルの持ち出しは制限され、フォルダにアクセスしたユーザの操作ログも自動的に取得されます。データの持ち出しにつながる操作が制限された安全なサーバで重要ファイルを一括管理することで、情報流出リスクを低減できます。
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QGGは指定したUSBメモリを、持ち運び可能なQGGフォルダとして利用できます。USBメモリ内のデータはQGGのファイルサーバと同様のセキュリティポリシを設定でき、USBメモリ内での編集や閲覧は可能ですが、データのコピーや印刷等のポリシは適用され、サーバから持ち出した重要ファイルを安全に管理できます。また業務の都合上、ファイルサーバから重要ファイルの持ち出しや印刷が必要になった場合、QGGの申請/承認ワークフローを利用することで、QGGクライアントから一連の処理をスムーズに実施できます。
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